D’après la Norme ISO 15489103, tout système de gestion documentaire doit servir de support aux documents et présenter les caractéristiques suivantes. Le système devrait présenter les caractéristiques décrites dans l’encadré de droite.
Pour plus d'informations sur chacun des éléments, veuillez consulter la publication Trousse d’outils pour la transparence législative (p. 68-69).
Définition d’une politique de gestion des documents et des archives
L’objectif de cette politique est de créer et de gérer des documents d’archive authentiques, fiables et utilisables, pouvant appuyer les fonctions et les activités du parlement aussi longtemps que nécessaire.
Définition des compétences et des responsabilités au sein du parlement
il est essentiel de définir les compétences et responsabilités des différentes catégories de personnel impliqué dans la gestion des documents. Il faut absolument désigner une autorité ou un organe pour diriger la mise en œuvre de la politique sur la gestion documentaire.
Stratégie, conception et mise en place d’un Système de gestion de documents (SDG)
La gestion de documents et d’archives doit fonctionner comme un système permettant le contrôle systématique des documents archivistiques, de leur intégration au Système de gestion de documents à leur élimination, par le biais de procédures régissant le parlement, la conservation, le stockage, l’accès, l’utilisation, le transfert ou l’élimination.
La figure ci-dessous présente les étapes de la méthode Designing and Implementing Record/Keeping systems (DIRKS) pour mettre en œuvre un Système de gestion de documents, conformément à la Norme ISO 15489:1.
La Norme ISO 30302 fournit un guide pratique sur la façon de mettre en place un système de gestion de documents (SGD) conforme à la Norme ISO 30301. Ce guide aborde les activités suivantes à exécuter, et explique comment les documenter.
Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la Trousse d’outils pour la transparence législative (p.71).
Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la Trousse d’outils pour la transparence législative (p.71).
Quelques exemples sont énumérés ci-dessous. Pour une liste plus exhaustive, veuillez consulter le document Trousse d’outils pour la transparence législative (p.72).
L’Archive de la Députation de Barcelone conserve des documents dans différents formats et sur différents supports.
Prévoit la portée, les objectifs, le processus de gestion de documents, entre autres aspects, et est conforme au programme de gestion de documents et à l’Archive générale de la nation (AGN).
Quelques exemples sont énumérés ci-dessous. Pour une liste plus exhaustive, veuillez consulter le document Trousse d’outils pour la transparence législative (pp.73-74).
Contient les documents officiels sur l’activité parlementaire et administrative de chaque organe et service parlementaire de 1808 à aujourd’hui.
Contient des documents produits depuis la création du parlement brésilien en 1823. Cette collection existe dans plusieurs formats.
Quelques exemples sont énumérés ci-dessous. Pour une liste plus exhaustive, veuillez consulter le document Trousse d’outils pour la transparence législative (p.74).
Dans le cadre des fonctions de l’Archive générale de la nation, a été créé un calendrier pour la réception de demandes de retrait de documents, qui permettra de gérer la réception des demandes de retrait par secteur.
L’Archive générale contient la politique sur la gestion de documents, le cadre de classement de documents, l’élimination de documents, le schéma de publication de l’information.
Quelques exemples sont énumérés ci-dessous. Pour une liste plus exhaustive, veuillez consulter le document Trousse d’outils pour la transparence législative (p.74-75).
Est un projet ayant pour but de mettre la collection des fonds du patrimoine historique de la mairie à la disposition des utilisateurs actuels et potentiels, avec des images et des références.
Le répertoire en ligne de l’Archive générale de la nation comprend des résolutions et des documents des différents services et directions de cet organisme public.
Quelques exemples sont énumérés ci-dessous. Pour une liste plus exhaustive, veuillez consulter le document Trousse d’outils pour la transparence législative (pp.75-77).
Ce conseil réunit des institutions archivistiques et professionnelles du monde entier afin de promouvoir la gestion efficace des archives et la protection matérielle du patrimoine écrit afin de produire des normes et des bonnes pratiques.
Est une initiative multinationale et interdisciplinaire qui explore des sujets liés à la confiance et à la fiabilité des registres et des données dans les environnements en ligne.
Son site web contient des documents relatifs à l’activité parlementaire, des produits documentaires, des ressources d’information et d’autres contenus.
Est une plateforme de rencontre entre les chercheurs, les bibliothécaires et les documentalistes travaillant dans le domaine des sciences humaines et sociales latino-américaines en Europe.
Le RTA a lancé un site web contenant tous les documents du Modèle de gestion des documents et d’administration des archives (MGD).
Promeut l’ouverture législative au sein des parlements des Amériques et des Caraïbes grâce à des ateliers, des rencontres annuelles, des échanges entre pairs.
The following practices have been submitted by parliamentarians and related stakeholders, and describe techniques that can be applied to:
Records Management
Quelques exemples sont énumérés ci-dessous. Pour une liste plus exhaustive, veuillez consulter le document Trousse d’outils pour la transparence législative (p.72).
L’Archive de la Députation de Barcelone conserve des documents dans différents formats et sur différents supports.
Prévoit la portée, les objectifs, le processus de gestion de documents, entre autres aspects, et est conforme au programme de gestion de documents et à l’Archive générale de la nation (AGN).
Quelques exemples sont énumérés ci-dessous. Pour une liste plus exhaustive, veuillez consulter le document Trousse d’outils pour la transparence législative (pp.73-74).
Contient les documents officiels sur l’activité parlementaire et administrative de chaque organe et service parlementaire de 1808 à aujourd’hui.
Contient des documents produits depuis la création du parlement brésilien en 1823. Cette collection existe dans plusieurs formats.
Quelques exemples sont énumérés ci-dessous. Pour une liste plus exhaustive, veuillez consulter le document Trousse d’outils pour la transparence législative (p.74).
Dans le cadre des fonctions de l’Archive générale de la nation, a été créé un calendrier pour la réception de demandes de retrait de documents, qui permettra de gérer la réception des demandes de retrait par secteur.
L’Archive générale contient la politique sur la gestion de documents, le cadre de classement de documents, l’élimination de documents, le schéma de publication de l’information.
Quelques exemples sont énumérés ci-dessous. Pour une liste plus exhaustive, veuillez consulter le document Trousse d’outils pour la transparence législative (p.74-75).
Est un projet ayant pour but de mettre la collection des fonds du patrimoine historique de la mairie à la disposition des utilisateurs actuels et potentiels, avec des images et des références.
Le répertoire en ligne de l’Archive générale de la nation comprend des résolutions et des documents des différents services et directions de cet organisme public.
Quelques exemples sont énumérés ci-dessous. Pour une liste plus exhaustive, veuillez consulter le document Trousse d’outils pour la transparence législative (pp.75-77).
Ce conseil réunit des institutions archivistiques et professionnelles du monde entier afin de promouvoir la gestion efficace des archives et la protection matérielle du patrimoine écrit afin de produire des normes et des bonnes pratiques.
Est une initiative multinationale et interdisciplinaire qui explore des sujets liés à la confiance et à la fiabilité des registres et des données dans les environnements en ligne.
Son site web contient des documents relatifs à l’activité parlementaire, des produits documentaires, des ressources d’information et d’autres contenus.
Est une plateforme de rencontre entre les chercheurs, les bibliothécaires et les documentalistes travaillant dans le domaine des sciences humaines et sociales latino-américaines en Europe.
Le RTA a lancé un site web contenant tous les documents du Modèle de gestion des documents et d’administration des archives (MGD).
Promeut l’ouverture législative au sein des parlements des Amériques et des Caraïbes grâce à des ateliers, des rencontres annuelles, des échanges entre pairs.
Les pratiques suivantes ont été envoyées par des parlementaires et des parties prenantes, et décrivent des techniques qui peuvent être appliquer pour:
Gestion de documents
