De acuerdo a la Norma ISO 15489103, todo sistema de gestión documental debería servir de soporte a documentos y, a su vez, el sistema debería presentar las características presentadas en el cuadro a la derecha.
Para más información de cada uno de los elementos, por favor acceder a la publicación Caja de herramientas de transparencia legislativa (pp. 68-69).
Definición de una política de gestión de documentos y archivos
El objetivo de esta política es la creación y gestión de documentos de archivo auténticos, fiables y utilizables, capaces de dar soporte a las funciones y actividades del parlamento durante todo el tiempo que sea necesario.
Definición de competencias y responsabilidades dentro del parlamento
Es crucial que se definan las competencias y responsabilidades de las diferentes categorías de personal implicado en la gestión de documentos.
Estrategia, diseño e implementación de un Sistema de Gestión de Documentos (SGD)
La gestión de documentos y archivos debe funcionar como un sistema que permita el control sistemático de los documentos archivísticos, desde su incorporación al Sistema de Gestión de Documentos hasta su disposición final.
En el cuadro a la derecha se presentan las etapas de la metodología Designing and Implementing Record/Keeping systems (DIRKS) para la implementación de un Sistema de Gestión de Documentos, de acuerdo a la Norma ISO 15489.
La Norma ISO 30302 proporciona una guía práctica sobre cómo implantar un sistema de gestión para los documentos (SGD) en consonancia con la Norma ISO 30301. La guía contempla actividades que se deben llevar a cabo y cómo documentarlas. Dichas actividades están plasmadas en el cuadro a la izquierda.
Para más información, por favor acceder a la publicación Caja de herramientas de transparencia legislativa (p.71).
En el cuadro a la derecha se presentan algunos elementos de la gestión documental.
Para más información, por favor acceder a la publicación Caja de herramientas de transparencia legislativa (p.71).
Algunos ejemplos prácticos se pueden encontrar a continuación. Para una lista más exhaustiva, le invitamos a consultar la Caja de herramientas de transparencia legislativa (p.72).
El Archivo de la Diputación de Barcelona conserva documentación en diferentes formatos y soportes. En el sitio está disponible la Política de Gestión Documental, Cuadro de Clasificación Documental, Política de digitalización, Catálogo de tipos.
La Política de Gestión Documental brinda los alcances, objetivos, proceso de gestión documental, entre otros aspectos y se encuentra alineada con el Programa de Gestión Documental y el Archivo General de la Nación (AGN).
Algunos ejemplos prácticos se pueden encontrar a continuación. Para una lista más exhaustiva, le invitamos a consultar la Caja de herramientas de transparencia legislativa (pp.73-74).
En la sección “Archivo del Congreso” se pueden encontrar los documentos oficiales que recogen la actividad parlamentaria y administrativa de cada uno de sus órganos y dependencias desde 1808 hasta la actualidad.
Dentro de la sección “Historia y Archivo” se cuenta con documentos producidos desde la creación del parlamento brasileño en 1823. La colección viene en varios formatos, como papel, audio, video, manuscritos, mapas, microfilmes y fotografías.
Algunos ejemplos prácticos se pueden encontrar a continuación. Para una lista más exhaustiva, le invitamos a consultar la Caja de herramientas de transparencia legislativa (p.74).
Dentro del archivo general se incluyen la política de gestión documental, el cuadro de clasificación documental, la eliminación documental, el esquema de publicación de información, el inventario documental del archivo central.
Se ha creado un calendario de recepción de solicitudes de baja documental, que permitirá administrar la recepción de solicitudes de baja por sector, regulando el trámite a fin de hacer más eficiente el procedimiento de valoración documental..
Algunos ejemplos prácticos se pueden encontrar a continuación. Para una lista más exhaustiva, le invitamos a consultar la Caja de herramientas de transparencia legislativa (pp.74-75).
El portal del Archivo Municipal de Saltillo es un proyecto que tiene por propósito poner al alcance de las y los usuarios actuales y potenciales la colección de los fondos del acervo histórico del Ayuntamiento, con imágenes y referencias.
En el Repositorio Digital del Archivo General de la Nación se puede acceder a resoluciones y a documentos de las diversas dependencias y direcciones de esta entidad pública.
Algunos ejemplos prácticos se pueden encontrar a continuación. Para una lista más exhaustiva, le invitamos a consultar la Caja de herramientas de transparencia legislativa (pp.75-77).
Reúne a instituciones archivísticas y profesionales a través del mundo a fin de promover la gestión eficaz de los archivos y la protección material del patrimonio escrito, para producir normas y buenas prácticas.
Tiene por objetivo generar marcos teóricos y metodológicos para desarrollar políticas, procedimientos, reglamentos, estándares y legislación a nivel local, nacional e internacional con la finalidad de garantizar la confianza pública.
En su página web se puede encontrar documentos relativos a la actividad parlamentaria, productos documentales, recursos de información y otros contenidos relacionados con la actividad de los servicios documentales legislativos.
La Red de Parlamento Abierto (RPA) de ParlAmericas promueve la apertura legislativa con el objetivo de combatir corrupción, aumentar la confianza pública y fortalecer las instituciones democráticas..
La RTA lanzó un sitio web que contiene todos los documentos del Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGD), producto del trabajo conjunto con el Programa EUROsociAL, en el marco del Proyecto de Archivos.
REDIAL es una plataforma de encuentro entre las y los investigadores, bibliotecarios y documentalistas que trabajan en el área de las humanidades y ciencias sociales latinoamericanas en Europa..
Las siguientes prácticas fueron presentadas por parlamentarias, parlamentarios y socios en la materia, y en ellas se describen técnicas que aplican para:
Gestión documental
